Escritório contábil: como organizar a carteira do Simples para a NFS-e Nacional de novembro

Para o escritório contábil, a NFS-e Nacional obrigatória para o Simples em 1º de novembro de 2026 não é uma mudança: é a mesma mudança repetida em cada cliente do Simples que presta serviço. Quem tenta resolver cliente a cliente, pela ordem em que eles ligam, chega em novembro como gargalo. Quem faz a triagem agora resolve primeiro os casos difíceis e deixa os simples com um comunicado.

Passo 1: separar quem é alcançado

Da carteira inteira, a regra alcança só os clientes que somam três condições:

• São ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional (ou com opção pendente ou em discussão).
• Prestam serviço sujeito à NFS-e.
• Não são MEI, que já emitem pelo padrão nacional desde 2023.

Clientes do Lucro Presumido e do Lucro Real ficam fora desta lista: seguem a adesão do município, que você confere na consulta de municípios.

Passo 2: classificar por esforço

Para cada cliente alcançado, três perguntas definem quanto trabalho ele vai dar. Uma planilha com uma coluna para cada resposta já organiza a carteira:

• A cidade dele já usa o Emissor Nacional? Se não usa, a mudança para ele é completa: sai do sistema da prefeitura. Veja o caso das cidades sem Emissor Nacional.
• Quantas notas ele emite por mês? Quem emite poucas resolve no portal; quem emite muitas precisa de API ou de planilha.
• Ele emite por um sistema de terceiro? Então depende do fornecedor ter migrado a integração. É o fator que o escritório menos controla.

Passo 3: atacar na ordem certa

• Prioridade alta: volume alto e sistema de terceiro. Cobrar do fornecedor a confirmação da migração e agendar um teste.
• Prioridade média: volume alto e sem sistema. Definir o caminho em lote (planilha ou plataforma) e montar a tabela de serviços com o código nacional.
• Prioridade baixa: poucas notas. Comunicado, código de serviço conferido e orientação para o portal.

Passo 4: o que pedir a cada cliente

• A lista dos serviços que ele presta, para traduzir cada um para o código de tributação nacional.
• Quais tomadores retêm ISS, porque isso muda o preenchimento da nota.
• O certificado digital A1, se a emissão for por API ou plataforma, com a data de vencimento.
• O nome do sistema de faturamento, se houver, e o contato do fornecedor.

O texto pronto para mandar está no modelo de comunicado ao cliente, com versão de e-mail e de WhatsApp.

Passo 5: decidir quem emite

Muitos escritórios já emitem as notas de parte dos clientes. A virada é o momento de decidir se isso aumenta ou diminui. Duas coisas pesam: o escritório consegue emitir com o certificado e a autorização de cada cliente, e uma plataforma com vários CNPJs na mesma conta evita entrar em um portal por cliente. Se o cliente prefere emitir sozinho, o acesso separado por empresa deixa cada um ver só o próprio CNPJ. Mais em emissão para vários clientes num escritório e como controlar o vencimento dos certificados da carteira.

Passo 6: a primeira semana de novembro

Reserve agenda. Peça aos clientes de prioridade alta que emitam a primeira nota real no primeiro dia útil, cedo, e não na véspera do faturamento. Toda rejeição dos primeiros dias vira aprendizado para a carteira inteira: anote o código e a solução, porque o mesmo erro tende a se repetir em clientes parecidos. A referência de códigos está em as rejeições que mais pegam empresa do Simples.

O panorama da mudança, com a situação dos municípios atualizada todo dia, está no guia da NFS-e Nacional no Simples.

Perguntas frequentes

Por qual cliente começar?

Pelos que combinam três fatores: emitem muitas notas, estão em cidade que ainda não usa o Emissor Nacional e dependem de um sistema que ainda não migrou para o padrão nacional. São os que mais têm trabalho e os que mais vão ligar no dia 1º.

O escritório pode emitir as notas dos clientes?

Pode, com o certificado e a autorização de cada cliente. Plataformas de emissão permitem vários CNPJs na mesma conta, com acesso separado por empresa para quem só deve ver uma delas.

Vale a pena avisar todos os clientes do Simples, mesmo os que emitem pouco?

Sim. Quem emite pouco costuma ser quem menos acompanha a mudança, e uma nota que não sai no começo do mês vira ligação para o escritório. Um comunicado curto, com a data e o que muda, resolve a maior parte.

Na Sudrel, o escritório emite para todos os CNPJs da carteira na mesma conta, por planilha, tela ou API, e acompanha as notas que cada cliente recebe.