Cliente que ficou meses sem emitir: como o escritório regulariza as NFS-e

Todo escritório já recebeu o cliente que ficou meses sem emitir nota: o sistema antigo parou, o funcionário que cuidava saiu, ou simplesmente foi ficando para depois. Regularizar dá trabalho, mas tem ordem certa, e a emissão em si é a parte mais rápida.

1. Levante o que foi prestado, mês a mês

Extrato bancário, relatório do sistema de vendas, contratos. O objetivo é uma lista com tomador, valor e o mês em que cada serviço foi prestado. Sem isso, qualquer passo seguinte é chute.

2. Decida o imposto antes das notas

Cada mês em aberto tem imposto vencido, com multa e juros. É aqui que o escritório define em que mês cada receita entra, conforme o regime do cliente, e se a apuração de meses já declarados precisa ser refeita. As notas vêm depois, para bater com o que foi apurado.

3. Emita com a competência de cada serviço

A nota atrasada tem data de emissão de hoje e competência do mês em que o serviço aconteceu. Emitir tudo com a competência atual joga a receita de vários meses num só e desmonta a apuração do passo anterior.

4. Um arquivo por mês

Separar a planilha por competência deixa a conferência simples: cada lote bate com a apuração de um mês. Se um mês der recusa, você corrige aquele lote sem mexer nos outros.

5. Avise o cliente sobre os e-mails

Se a planilha tiver o e-mail dos tomadores, cada um recebe a nota quando ela for autorizada. Nota de meses atrás chegando de repente pode estranhar o cliente do seu cliente. Combine antes se ele prefere avisar ou se o envio vai depois.

Perguntas frequentes

Existe limite de meses para emitir uma nota atrasada?

A regra de prazo e de multa por emissão fora do prazo é de cada prefeitura. Quanto antes a nota sair, menor o acréscimo.

Quantas notas cabem num arquivo?

Até 5.000 linhas por arquivo, cada uma virando uma nota.

Veja a emissão da Sudrel para escritórios contábeis.