Contrata prestador do Simples? O que muda nas notas que a sua empresa recebe a partir de novembro

A regra de 1º de novembro de 2026 é sobre quem emite: a ME e a EPP do Simples passam a emitir a NFS-e pelo padrão nacional. Mas ela muda também a rotina de quem recebe. Se a sua empresa contrata prestadores do Simples, e quase toda empresa contrata, as notas deles passam a nascer no Sistema Nacional e a ficar disponíveis no Ambiente de Dados Nacional, onde a sua empresa consulta pelo próprio CNPJ.

O que muda: um lugar só para encontrar as notas

Até outubro, a nota de um prestador do Simples nasce no sistema da prefeitura dele. Para encontrá-la, o tomador depende de o fornecedor mandar o XML ou o PDF, ou de entrar no portal daquela prefeitura, que tem regra e acesso próprios. Com fornecedores em várias cidades, são vários portais.

A partir de novembro, a nota emitida pelo padrão nacional fica no Ambiente de Dados Nacional, e a empresa tomadora consulta tudo o que foi emitido contra o CNPJ dela num lugar só, com o certificado digital, sem depender do fornecedor nem da cidade dele. Veja como consultar as NFS-e recebidas pelo CNPJ.

O que muda na conferência

• Leiaute único. Os campos são os mesmos em qualquer cidade, o que acaba com a conferência adaptada a cada prefeitura. O documento auxiliar em PDF é o DANFSe; veja o que é o DANFSe.
• Retenções no mesmo lugar. A regra de retenção de ISS não muda em novembro, mas a retenção destacada pelo fornecedor aparece sempre no mesmo campo. Fica mais fácil conferir se o que você vai recolher é o que ele destacou. Veja quando o ISS é retido na fonte.
• Cancelamento e substituição visíveis. Eventos como cancelamento e substituição também ficam registrados no Ambiente Nacional, e não só no e-mail do fornecedor.

O mês de transição

Em novembro e dezembro, é normal que o mesmo fornecedor apareça com notas nos dois formatos: as de outubro, pelo sistema da prefeitura, e as de novembro em diante, pelo padrão nacional, com numeração e leiaute diferentes. Isso não é sinal de fraude. O que vale conferir é o de sempre: CNPJ do prestador, valor, serviço, competência e retenções.

Também vale saber que fornecedores do Lucro Presumido e do Lucro Real não mudam em novembro: na mesma cidade, um fornecedor do Simples pode passar a emitir pelo padrão nacional enquanto outro, do Presumido, continua no sistema da prefeitura. Veja o caso das cidades que ainda não usam o Emissor Nacional.

O que fazer agora

• Liste os fornecedores de serviço do Simples que faturam para a sua empresa todo mês.
• Defina quem, na sua empresa, vai consultar as notas no Ambiente Nacional, e com que frequência.
• Garanta um certificado digital da empresa válido para essa consulta.
• Combine com o financeiro que, a partir de novembro, a nota pode ser encontrada pelo CNPJ, sem esperar o fornecedor mandar.

O panorama da regra está no guia da NFS-e Nacional no Simples.

Perguntas frequentes

Vou precisar pedir o XML para cada fornecedor do Simples?

Não necessariamente. A nota emitida pelo padrão nacional fica no Ambiente de Dados Nacional, onde a empresa tomadora consulta pelo próprio CNPJ, com certificado digital. O XML que o fornecedor manda continua valendo, mas deixa de ser o único caminho.

As notas de outubro também vão aparecer no Ambiente Nacional?

Depende da cidade do fornecedor. Nota emitida pelo sistema de uma prefeitura que compartilha os dados com o Ambiente Nacional aparece lá; a de prefeitura que não compartilha, não. A regra de novembro muda o meio de emissão daqui para frente, não o passado.

O que muda na retenção de ISS da nota recebida?

A regra de retenção não muda em novembro. O que muda é que ela aparece num leiaute único, com os mesmos campos em qualquer cidade, o que facilita conferir se o fornecedor destacou a retenção que você vai recolher.

A Sudrel Recebidas consulta o Ambiente Nacional sozinha, todos os dias, e avisa quando chega nota nova contra o seu CNPJ, inclusive cancelamentos e substituições. Sem portal de prefeitura e sem esperar o XML do fornecedor.