Como consultar todas as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ (NFS-e, NF-e e CT-e)

Quem procura "notas emitidas no meu CNPJ" normalmente quer uma de três coisas: conferir se um fornecedor faturou o que combinou, descobrir uma nota que ninguém avisou que existia, ou juntar o XML de tudo para a contabilidade. As três dependem da mesma coisa: saber em qual ambiente cada tipo de nota fica guardado.

Os três tipos de nota e onde cada um fica

• NFS-e (nota de serviço): fica no Ambiente de Dados Nacional, quando o município do prestador emite pelo padrão nacional. Ali aparecem as notas em que a sua empresa é a tomadora do serviço. Passo a passo em como consultar NFS-e recebidas pelo CNPJ.
• NF-e (nota de produto): fica na SEFAZ e é distribuída nacionalmente, não importa em que estado está o fornecedor. Ali aparecem as notas em que a sua empresa é a destinatária da mercadoria. Passo a passo em como consultar NF-e recebidas pelo CNPJ.
• CT-e (frete): também é distribuído pela SEFAZ, e aparece quando a sua empresa é tomadora do frete ou outra parte do transporte. Passo a passo em como consultar CT-e recebidos pelo CNPJ.

O que você precisa antes de consultar

• Certificado digital A1 do CNPJ. É ele que prova para o governo que quem está consultando é a própria empresa. O mesmo arquivo serve para NFS-e, NF-e e CT-e.
• Saber a partir de quando você quer ver. Os ambientes nacionais guardam o histórico, então dá para buscar notas antigas e não só as novas. Veja como reconstituir o histórico completo de notas recebidas.
• Um lugar para guardar o XML. O que vem dos ambientes é o arquivo XML de cada nota, que é o documento com valor fiscal. O PDF (DANFE ou DANFSE) é só a representação dele.

Consulta manual, passo a passo

Notas de serviço (NFS-e)

O Emissor Nacional da NFS-e permite consultar, com o acesso da própria empresa, as notas em que ela aparece como tomadora. Funciona para uma verificação pontual. A limitação é que só aparecem as notas de municípios que emitem pelo padrão nacional; cidades que ainda usam sistema próprio exigem entrar no portal de cada prefeitura.

Notas de produto (NF-e) e frete (CT-e)

A SEFAZ entrega a lista de documentos destinados ao CNPJ por um serviço de distribuição acessado com o certificado. Na prática, quem faz essa consulta é um sistema (ERP, emissor ou ferramenta de monitoramento), porque o serviço é feito para máquinas, não para uso no navegador. Um detalhe pega muita gente: para a NF-e, a SEFAZ primeiro entrega só um resumo, e o XML completo só é liberado depois que a empresa registra a Ciência da Operação, um dos eventos da Manifestação do Destinatário.

Uma nota só, sem certificado

Se você tem a chave de acesso de uma nota específica, dá para conferir se ela existe e está válida nos portais públicos, sem certificado. Serve para checar uma nota, não para listar tudo o que foi emitido contra o CNPJ. Veja como consultar uma nota pela chave de acesso.

Quando a consulta manual deixa de dar conta

Consultar à mão funciona enquanto são poucas notas e um CNPJ só. Ela começa a falhar quando a empresa tem fornecedores em várias cidades, compra mercadoria com frequência ou precisa entregar tudo para a contabilidade todo mês. Os sinais mais comuns:

• Nota descoberta só quando o fornecedor cobra, ou quando o contador pergunta.
• NF-e que fica só no resumo porque ninguém registrou a Ciência a tempo, e o XML completo nunca chega.
• Prazo de 90 dias da manifestação passando sem ninguém olhar uma nota que não era sua.
• Uma pessoa gastando horas por mês baixando XML de três lugares diferentes.

Nesse ponto compensa automatizar. A comparação completa está em consulta manual x automática.

Como a Sudrel faz isso sozinha

Você cadastra o CNPJ e o certificado A1 uma vez. A partir daí a Sudrel busca as NFS-e no Ambiente Nacional e as NF-e e CT-e na SEFAZ, guarda o XML e o PDF de cada documento e avisa quando chega nota nova. Na NF-e, ela registra a Ciência da Operação dentro do prazo para o XML completo ser liberado, e mostra o que ainda depende de manifestação. Dá para trazer o histórico de uma vez, exportar tudo para a contabilidade e ligar o seu ERP por API ou webhook.

Perguntas frequentes

Como ver todas as notas fiscais emitidas no meu CNPJ?

Com o certificado digital A1 da empresa: as notas de serviço ficam no Ambiente de Dados Nacional e as de produto e de frete na distribuição nacional da SEFAZ. Uma ferramenta de monitoramento junta as três fontes num lugar só.

Dá para consultar notas emitidas para o meu CNPJ de graça?

Sim. Os ambientes do governo não cobram pela consulta. O que custa é o tempo de fazer isso toda semana, em três lugares, sem perder nenhuma nota, e é isso que uma ferramenta automatiza.

Preciso de certificado digital?

Para listar tudo o que foi emitido contra o CNPJ, sim: o certificado A1 da própria empresa. Sem ele, só dá para conferir uma nota de cada vez, pela chave de acesso.

Encontrei uma nota que não reconheço. E agora?

Fale primeiro com o emitente, pelo CNPJ que aparece na nota: muitas vezes é compra de outra área ou erro de cadastro. Se for NF-e e a operação não aconteceu, registre o Desconhecimento ou a Operação não Realizada dentro do prazo de manifestação. Se for NFS-e, peça o cancelamento ao prestador e leve o caso ao seu contador.

A consulta mostra notas de qualquer cidade e estado?

NF-e e CT-e, sim: a distribuição é nacional. NFS-e, dos municípios que emitem pelo padrão nacional. Veja a situação de cada município.