O que pedir ao paciente para emitir a NFS-e da consulta

A maior parte das notas que não saem na hora não trava no imposto: trava num dado do paciente que ninguém pediu na consulta. Com cinco informações coletadas no agendamento, a nota do mês inteiro sai sem precisar procurar ninguém depois.

Os cinco dados

• CPF de quem paga a consulta. É ele que identifica o tomador na nota.
• Nome completo, como está no CPF. Para CNPJ o nome vem do cadastro da Receita; para CPF, não.
• CEP do endereço. Com ele dá para buscar rua, bairro e cidade automaticamente.
• Número do endereço, que o CEP não traz. Complemento é opcional.
• E-mail, para o paciente receber a nota. Não é obrigatório na nota, mas é o que evita o pedido de "me manda a nota?" depois.

Quando quem paga não é o paciente

Consulta de filho menor, de pai idoso ou de dependente costuma ser paga por outra pessoa. A nota vai no CPF de quem pagou, porque é essa pessoa que tomou o serviço e é ela quem pode usar a despesa no Imposto de Renda. Vale citar o nome do paciente atendido na descrição: é a informação que o responsável precisa para lançar a despesa médica do dependente.

O que não colocar na nota

A nota fiscal circula: vai para o e-mail do paciente, para o contador, às vezes para o financeiro da empresa de quem pagou. Por isso ela não é lugar de dado clínico. "Consulta médica" ou "Consulta médica por telemedicina" basta.

• Nada de CID, diagnóstico ou nome de doença.
• Nada de medicamento, tratamento ou exame solicitado.
• Nada de especialidade que exponha a condição do paciente, quando isso puder ser evitado.

E a LGPD?

Coletar CPF e endereço para emitir a nota é cumprir uma obrigação legal, e isso já é base suficiente para tratar esses dados. O cuidado é usar só para isso: não reaproveitar a lista para outra finalidade sem o consentimento do paciente, e guardar os dados num lugar com acesso controlado.

Perguntas frequentes

O paciente não quer informar o CPF. Posso emitir mesmo assim?

A regra de nota sem identificação do tomador varia por município e por situação. Na prática, sem CPF a nota perde a utilidade para o paciente, que não consegue deduzir a despesa. Explique isso no agendamento.

Preciso do endereço completo, com rua e bairro?

A nota precisa, mas você não precisa digitar. Com CEP e número, a Sudrel busca o resto.

Com esses dados numa planilha, veja como emitir as notas de todas as consultas do mês de uma vez.