Escola com milhares de alunos: como emitir todas as notas do mês sem parar a secretaria

Quando a mensalidade vence para todos no mesmo dia, a secretaria tem uma pilha de notas para emitir de uma vez. Com mil alunos, emitir uma a uma no portal da prefeitura é trabalho de dias. Com cinco mil, é inviável.

Uma linha, uma nota

A lista de cobranças do mês, que o sistema acadêmico já exporta, vira uma planilha com responsável, CPF, CEP, número, valor, e-mail e a descrição com o nome do aluno. Cada linha vira uma NFS-e. Na Sudrel, um arquivo leva até 5.000 notas e é emitido em cerca de 2 minutos.

Acima de 5.000, divida

Escola maior divide o mês em arquivos: por unidade, por turno ou por segmento. Cada arquivo é importado de uma vez, e vários lotes são processados ao mesmo tempo. Dividir por unidade ainda tem uma vantagem: se cada unidade tem o próprio CNPJ, cada arquivo vai para a empresa certa.

Linha com erro não trava as outras

Antes do envio, cada linha é conferida: CPF inválido, CEP que não existe, valor em branco. O erro aparece na linha, em português. As linhas corretas são emitidas, e as erradas ficam para corrigir e reenviar depois, sem refazer o lote inteiro.

O mês seguinte é mais rápido

A planilha do mês passado serve para o mês seguinte. Troque a competência, tire quem saiu, inclua quem entrou e importe de novo.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva para emitir as notas de 5.000 alunos?

Cerca de 2 minutos para um arquivo com 5.000 notas. O progresso aparece na tela, e dá para fechar o navegador enquanto as notas saem.

As famílias recebem a nota automaticamente?

Recebem, se a planilha trouxer o e-mail do responsável. O PDF vai quando a nota é autorizada, e o lote inteiro fica para download para o contador.

Veja como a Sudrel emite as mensalidades de uma vez, em qualquer cidade do Brasil.