Quem emitiu cada nota: rastreabilidade da operação

Enquanto uma pessoa emite, ninguém pergunta quem emitiu. Quando são cinco pessoas, três unidades e um escritório contábil no meio, essa pergunta aparece — e costuma aparecer no pior momento, junto com "por que essa nota foi cancelada?".

O que fica na própria nota

A escolha de gravar isso na linha da nota, e não só em um registro de auditoria à parte, tem uma razão prática: daqui a seis meses, olhando só aquela nota, precisa ser possível responder por que ela está no estado em que está.

• Quando ela foi emitida e por qual caminho.
• Quando foi cancelada, com protocolo e motivo.
• Quando foi recuperada de uma falha de comunicação, se foi o caso.
• O motivo da rejeição, quando houve.

Operações sensíveis são registradas

Emitir, cancelar e reenviar ao destino fiscal passam por registro. Não é vigilância de equipe: é o que permite reconstruir uma sequência quando algo não bate.

Separação por unidade

Quando cada unidade só enxerga as próprias empresas, a rastreabilidade fica natural. Veja emissão por unidade ou filial.

Perguntas frequentes

Consigo saber qual planilha originou uma nota?

A nota pertence a um lote, e o arquivo original do lote fica guardado e disponível para download.

O histórico some se a nota for cancelada?

Não. O cancelamento acrescenta informação; não apaga o que havia.

Por quanto tempo fica guardado?

Documento fiscal tem prazo legal de guarda, e o histórico da nota acompanha o documento.