Quais colunas a planilha de emissão de NFS-e precisa ter

A pergunta que mais aparece antes da primeira emissão em lote é qual o formato da planilha. A resposta surpreende quem já tentou isso em outro sistema: o mínimo são duas colunas, CPF/CNPJ do tomador e valor do serviço. Todo o resto ou é preenchido a partir do cadastro da empresa, ou é buscado automaticamente, ou é condicional ao caso da sua nota.

As duas colunas obrigatórias

CPF/CNPJ do tomador identifica quem contratou o serviço. Informando o CNPJ, os demais dados cadastrais são buscados automaticamente, então você não precisa digitar razão social nem endereço.

Valor é quanto vale o serviço daquela linha. Aceita os formatos que uma planilha brasileira normalmente produz, incluindo vírgula decimal e símbolo de moeda.

As colunas condicionais

Condicional significa que a coluna só é exigida quando não há de onde herdar o dado, ou quando o caso da nota pede. São cinco:

• Descrição do serviço — exigida quando a empresa não tem descrição padrão cadastrada.
• CEP do tomador e número do endereço — exigidos quando o tomador é pessoa física, ou quando o cadastro do CNPJ não trouxe endereço utilizável.
• Razão social do tomador — exigida quando a consulta do documento não devolve o nome.
• E-mail do tomador — exigido apenas onde a regra de emissão daquele destino pede, não em toda emissão.

As colunas opcionais

São vinte, quase todas de tributos: ISS retido pelo tomador, retenções federais de PIS, COFINS, CSLL, IRRF e INSS (por valor em reais ou por alíquota em porcentagem), PIS e COFINS próprios, e alíquota de ISS. Também são opcionais competência, complemento de endereço e município do tomador.

A regra que vale para todas: o que vem na linha da planilha vence o que está no cadastro da empresa. O cadastro é o padrão, a planilha é a exceção. Veja como as retenções funcionam na planilha.

O que você não precisa preencher

Número da nota, série, chave de acesso, data de emissão e dados do prestador não são colunas da planilha. Eles são gerados ou vêm do cadastro da empresa emissora. Planilha que pede esses campos costuma ser sinal de sistema que transfere para você um trabalho que é dele.

Perguntas frequentes

Preciso usar um modelo de planilha específico?

Não. A conferência reconhece os cabeçalhos pelo nome, então a planilha que você já usa normalmente serve. Veja por que não mandamos um template obrigatório.

Posso ter colunas a mais na planilha?

Pode. Colunas que não correspondem a nenhum campo conhecido são ignoradas, e não impedem a emissão.

A ordem das colunas importa?

Não. O reconhecimento é pelo cabeçalho, não pela posição, então a ordem das colunas na sua planilha pode ser qualquer uma.