Retenções de ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRRF e INSS na emissão de NFS-e por planilha

Nem toda NFS-e sai com o valor cheio pro prestador: em vários serviços, o tomador é obrigado por lei a reter um ou mais tributos na fonte e recolher diretamente. Quem emite em massa por planilha precisa conseguir declarar essas retenções nota a nota, sem virar um cálculo manual à parte.

Quais retenções a planilha aceita

Cada linha da planilha tem colunas próprias pra declarar retenção de ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRRF e INSS. Nenhuma é obrigatória: só entra no XML da nota se a linha tiver valor preenchido naquela coluna, então uma nota sem retenção nenhuma continua funcionando normalmente, sem precisar zerar ou remover campos.

Quem decide se há retenção

Isso não é uma regra da plataforma, é uma obrigação que nasce da legislação (municipal, no caso do ISS; federal, nos demais tributos) e do enquadramento de quem presta e de quem toma o serviço. A planilha só registra o que já foi decidido: se o ISS deve ser retido pelo tomador, por exemplo, quem preenche a planilha marca o valor retido na coluna correspondente, e ele sai destacado na nota.

Valor em reais ou alíquota

Cada retenção federal tem duas colunas possíveis: uma de valor em reais e uma de alíquota em porcentagem. As duas existem porque as empresas chegam com o dado em formatos diferentes, e forçar a conversão seria transferir para você um cálculo que o sistema faz melhor.

• Valor em reais: quando o valor retido já vem calculado da origem (contrato que fixa o valor, sistema que já apurou, combinação com o tomador). Ele entra na nota exatamente como está.
• Alíquota: quando o que você sabe é o percentual e o valor muda de linha para linha. O valor é calculado sobre a base da própria nota, o que elimina uma coluna de fórmula e, com ela, uma fonte de erro.

Alíquotas que não mudam de nota para nota podem ficar no cadastro da empresa emissora, e aí saem da planilha de vez. O que vem na linha vence o que está no cadastro. Veja configuração fiscal da empresa emissora.

Onde isso aparece depois de emitida

• No PDF (DANFSe) da nota, cada retenção declarada aparece destacada, separada do valor líquido do serviço.
• No XML, os valores ficam nos campos próprios da DPS, prontos pra qualquer sistema contábil que leia o documento fiscal identificar automaticamente.
• Uma nota com retenção incorreta segue a mesma regra de qualquer outra: enquanto não estiver autorizada, dá pra corrigir o valor e reenviar; depois de autorizada, só cancelamento resolve.

Perguntas frequentes

Preciso calcular a alíquota de cada retenção antes de preencher a planilha?

Não necessariamente. Cada retenção federal tem uma coluna de valor em reais e uma de alíquota: informando só a alíquota, a Sudrel calcula o valor sobre a base da própria nota. O que a planilha não decide é se a retenção é devida: isso depende da legislação e do enquadramento das partes.

Dá pra emitir parte das notas com retenção e parte sem, no mesmo lote?

Sim, cada linha da planilha é independente. Um mesmo arquivo pode ter notas com retenção de ISS, outras com PIS/COFINS/CSLL, e outras sem retenção nenhuma, todas emitidas juntas.

Retenção se aplica a tomador pessoa física?

Em geral não. Retenção de tributo federal pressupõe tomador obrigado a reter, o que normalmente é pessoa jurídica. Confira as regras do seu caso antes de preencher.

Qual a diferença entre retenção e tributo próprio?

Retenção é o que o tomador retém e recolhe no seu lugar; tributo próprio é o que você mesmo apura e recolhe. As colunas são separadas justamente porque o efeito na nota é diferente.

Veja também como funciona a emissão de NFS-e em massa por planilha de ponta a ponta. A Sudrel emite notas com retenções declaradas direto na planilha e monitora automaticamente as notas recebidas de fornecedores, no mesmo painel.