Checklist para organizar NF-e e CT-e recebidos e emitidos todo mês

Organizar NF-e e CT-e todo mês (recebidos e emitidos) evita que o fechamento fiscal dependa de reconstruir tudo de uma vez no último dia. O checklist abaixo separa a rotina entre os dois lados, já que cada um tem uma origem e um risco diferente.

Lado recebido

• Confirmar a lista de fornecedores de produto e transportadoras ativas no período.
• Verificar se há documentos pendentes de consulta ou com erro de períodos anteriores ainda em aberto.
• Conferir cada NF-e e CT-e recebido contra o que foi de fato comprado ou contratado.

Lado emitido

• Cruzar o volume de NF-e/CT-e emitidas pelo ERP com o que a SEFAZ confirma como recebido.
• Investigar imediatamente qualquer documento que o ERP registra como emitido mas não aparece do lado da SEFAZ.
• Sinalizar ao time responsável qualquer divergência de valor ou destinatário antes do fechamento.

No fechamento mensal

• Cruzar o total de documentos recebidos e emitidos com o total de operações do mês.
• Confirmar que todo documento necessário para a apuração fiscal está disponível e correto.
• Arquivar o período de forma acessível, respeitando o prazo de guarda fiscal aplicável.

Perguntas frequentes

Toda empresa tem os dois lados desse checklist?

Não. Uma empresa que só compra produto e contrata frete, sem vender nada, só tem o lado recebido. Indústrias e transportadoras costumam ter os dois lados ativos ao mesmo tempo.

Esse checklist substitui a conferência já feita pelo ERP?

Não. O ERP continua sendo a fonte da operação; este checklist serve para cruzar o que o ERP registra com o que a SEFAZ efetivamente confirma, como uma checagem independente.

Quem tem um volume maior de documentos tende a automatizar a parte de consulta contínua, deixando a conferência humana só para as divergências reais. A Sudrel cobre essa parte: NF-e e CT-e, recebidos e emitidos, chegam continuamente organizados, prontos para a conferência do fechamento.