Retenções por valor ou por alíquota: qual usar na planilha

Cada retenção federal tem duas colunas possíveis na planilha: uma de valor em reais e uma de alíquota em porcentagem. Não é redundância — as duas existem porque as empresas chegam com o dado em formatos diferentes, e forçar a conversão seria transferir para você um cálculo que o sistema faz melhor.

Quando usar valor em reais

Use quando o valor retido já vem calculado da sua origem: contrato que fixa o valor, sistema que já apurou, ou combinação com o tomador. Informando reais, o valor entra na nota exatamente como está, sem recálculo.

Quando usar alíquota

Use quando o que você sabe é o percentual e o valor varia por linha. Informando a alíquota, o valor é calculado sobre a base da própria nota, linha a linha. Em planilha com centenas de valores diferentes, isso elimina uma coluna de fórmula e, com ela, uma fonte de erro.

O que o cadastro da empresa resolve

Alíquotas que não mudam de nota para nota podem ficar no cadastro da empresa emissora, e aí saem da planilha de vez. A regra é a mesma de todo o resto: o que vem na linha vence o que está no cadastro. Veja configuração fiscal da empresa emissora.

Perguntas frequentes

Retenção se aplica a tomador pessoa física?

Em geral não. Retenção de tributo federal pressupõe tomador obrigado a reter, o que normalmente é pessoa jurídica. Confira as regras do seu caso antes de preencher.

Posso deixar as colunas de retenção vazias?

Pode. Todas são opcionais, e célula vazia significa sem retenção daquele tributo naquela linha.

Qual a diferença entre retenção e tributo próprio?

Retenção é o que o tomador retém e recolhe no seu lugar; tributo próprio é o que você mesmo apura e recolhe. As colunas são separadas justamente porque o efeito na nota é diferente.